O termo Desmaterialização de Documentos tem sido utilizado como mantra para justificar a eliminação selvagem de documentos, sendo que isto pode ocasionar problemas legais e sociais mais adiante, caso não siga a técnica da área arquivística. A desmaterialização é a digitalização dos documentos como forma de acabar com gastos de custeio de guarda de documentos em papel. Para tanto, têm toda a confiança em soluções comerciais capazes de carregar a informação para a gerência do das empresas e instituições.

No entanto, a desmaterialização dos documentos tão somente trata da criação de um representante digital de um documento original. Porém é impossível que o “documento desmaterializado” (ou digitalizado) tenha o mesmo valor legal do documento original não digital, aquele que lhe deu origem para todos os fins de direito. Sabe-se que uma digitalização gera uma informação, um representante digital, uma derivativa, mas isto não é documento.

Um documento atesta, é a verdade expressa, sendo o resultado de uma ação realizada em um contexto que usou ou gerou este documento. Já a informação é estruturação de dados e que podem representar uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento de um sistema ou pessoas. Assim, a informação arquivística, ancorada na representação digital de um documento, não tem a capacidade de substituir o original.

Sabemos que o modelo arquivístico nacional elaborado pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), composto por sistema de gestão (Sigad — sistema informacional de gestão de documentos — ou ECM arquivístico) integrado ao sistema de preservação e custódia definitiva (repositório digital confiável — RDC-Arq), possibilita a separação da informação da estrutura do documento. Tudo seguindo as diretivas do modelo internacional OAIS (estabelecido pela ISO 14721:2012). Portanto o Brasil, do ponto de vista metodológico, está harmonizado com o que há de mais indicado para a gestão documental internacional.

Por este modelo o documento original e autêntico (com seus metadados completos) está preservado no “storage” do repositório digital, onde são armazenados os pacotes de arquivamento de informação, conforme o modelo OAIS (Open Archival Information System). O modelo OAIS aplicado nos RDC-Arq, usa o modelo BagIt para criar os pacotes informacionais, que são utilizados pela gestão da preservação digital. Ele possui três componentes: os pacotes de submissão, os pacotes de arquivamento e os pacotes de difusão.

Então na prática a área arquivística já cria a figura do pacote de difusão de informação (PDI), para que seja a informação arquivística a ser acessada em qualquer ambiente gerencial que precise consumir esta informação para a tomada de decisão. Isso é a chamada desmaterialização, diferente da concepção do senso comum.

Com este padrão, são custodiados os documentos que precisam cumprir o seu prazo de guarda legal, são documentos digitais de longo prazo, num repositório seguro. Ao mesmo tempo, continuamente fornece acesso em tempo real à informações para a tomada de decisão. Certos documentos, por questão de direito tem prazo de temporalidade alongados, como por exemplo o prontuário de saúde de funcionário que tem um prazo de guarda de 101 anos.

A desmaterialização que gera a informação arquivística não passa a ter o mesmo valor que o documento autêntico. Este tipo de valoração não se dá por decreto. Documentos autênticos precisam de fixidez e identidade.

A autenticidade é composta por estes elementos: identidade e integridade. A Identidade o caracteriza como documento único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos seja por diferença na data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo ou outras informações específicas. A Integridade é a mensagem que explica o que levou à sua produção, de maneira a atingir seus objetivos. As duas são constatadas à luz do contexto no qual o documento arquivístico foi produzido e usado ao longo do tempo.

A gestão dos documentos arquivísticos deve estar ancorada numa cadeia de custódia vinculada a um ambiente de preservação, e que fornece informação para um ambiente de acesso. Tal modelo está preparado para suportar novos processos e fluxos de trabalho, gerando novos documentos natodigitais, com a integridades de metadados que concedem a mesma autenticidade de documentos em suporte de papel.

Assim, um documento desmaterializado (digitalizado) não tem a mesma características que um documento autêntico. No entanto, os documentos natodigitais, estes possuem as mesmas características, capazes de fornecerem os elementos para a garantia de autenticidade documental.

Nossa transformação digital será essa: criar ambientes confiáveis, mantendo a cadeia de custódia, possibilitando para a criação, gestão e preservação de documentos arquivísticos natodigitais e promover acesso à informação nos ambientes de difusão.

Não é a Desmaterialização de documentos que a gente precisa, é a Transformação Digital

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