Ferramenta inovadora, o Sistema de Identificação de Tipologia Documental começa a ser implantado a partir deste mês, nas secretarias de Planejamento e Fazenda em atividades-meio (tarefas administrativas comuns a todo o Governo do Estado).

A metodologia foi apresentada para coordenadores e superintendentes das duas pastas, nesta sexta-feira. As secretarias terão que realizar o levantamento de seus tipos documentais e preencherem o sistema (formulário eletrônico) em até duas semanas. O trabalho da equipe do Programa de Gestão Documental do governo do Rio conta com a parceria da Universidade Federal Fluminense (UFF).

Segundo a professora do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UFF, Ana Célia Rodrigues, a metodologia de identificação de tipos documentais sustenta a implantação do programa de gestão de documentos do Governo do Estado.

– A parceria institucional ocorreu para pesquisar a aplicabilidade desta metodologia. O sistema, pioneiro no Brasil, foi idealizado pela Maria Rosângela da Cunha, assessora especial da Subsecretaria de Gestão da Casa Civil, e coordenadora geral do Programa de Modernização da Gestão Documental do Governo do Estado. Agora estamos solicitando que os coordenadores e superintendentes destas secretarias informem seus procedimentos de trabalho, os documentos gerados, a legislação que fundamenta a produção e a vigência deles, entre outras atividades – explicou Ana Célia.

Tabela de temporalidade e plano de classificação

Dois instrumentos sustentadores do Programa de Gestão Documental serão produzidos, a partir do levantamento dos dados: a tabela de temporalidade, que define o prazo de vida dos documentos, e o plano de classificação, responsável pelo controle da localização destes documentos dentro das áreas produtoras e de seus depósitos. Em seguida será realizada a validação das informações com o apoio dos próprios coordenadores e gestores das secretarias.

– Através desta metodologia será possível mapear todos os processos de trabalho do Estado. A parceria com a UFF tem o objetivo de garantir a eficiência na aplicação dentro de uma estrutura administrativa complexa como é a do Governo do Estado do Rio de Janeiro – complementou a professora.

Fonte: Governo do RJ

Estado do RJ e UFF realizam levantamento de tipos documentais

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