O Programa é uma iniciativa do Arquivo Público para orientar a avaliação da massa documental acumulada nos órgãos da Administração Direta do Governo do Estado de São Paulo.Em pouco mais de três meses de trabalho, técnicos do Arquivo Público do Estado de São Paulo estiveram reunidos com dirigentes das 24 Secretarias do Estado e com a Procuradoria Geral (PGE) para apresentar o Programa de Gestão Documental Itinerante.
O Programa prevê o deslocamento temporário de dez equipes do Departamento de Gestão do SAESP para orientar e acompanhar os trabalhos de avaliação dos documentos. É a partir deste trabalho que se define o destino da documentação pública: eliminação, transferência ou guarda permanente. Para as Secretarias de Estado, a gestão eficiente dos documentos públicos traz grande impacto na racionalização de espaços e na redução de custos operacionais.
Já são mais de 40 eventos, entre visitas técnicas, palestras, oficinas e treinamentos para os funcionários que atuam nas unidades de protocolo e arquivo dos diversos órgãos do Estado. Entre as recomendações às Secretarias está a identificação de documentos anteriores a 1940 e o seu tratamento adequado, com a desmetalização, higienização e acondicionamento dos arquivos.
Tal ação é estratégica para planejar o recolhimento de acervos de caráter histórico, espalhados pelos órgãos da administração estadual, ao novo edifício do Arquivo Público, com inauguração prevista para dezembro deste ano. Com 23 mil metros quadrados de área construída e capacidade para abrigar 90 mil metros lineares de documentação, o novo edifício permitirá que parte substantiva desta documentação seja recolhida e aberta à consulta.
O Arquivo Público oferece também orientação técnica às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) na elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade das Atividades-Fim. Tais instrumentos são necessários à implantação e pleno funcionamento do SPdoc — Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações ( www.arquivoestado.sp.gov.br/spdoc) .
No mês passado, o Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) e a Secretaria de Gestão Pública tiveram seus Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade das Atividades-fim aprovadas e publicadas no Diário Oficial do Estado.
Fonte: ASCOM/Arquivo Público do Estado de SP