Acabamos de ter mais uma excelente edição do CNA – Congresso Nacional de Arquivologia. Já se vão 5 edições e a única certeza que tenho é que quem organiza um CNA, tem um desafio e uma responsabilidade adicional. Além de todo o esforço e dedicação que um evento deste porte demanda, resta a responsabilidade de se organizar um CNA num nível de qualidade cada vez maior, porque as edições até aqui realizadas, apesar de pioneiras, transmitem a sensação de que se trata de um Congresso de longa tradição, a julgar pelo grau de maturidade que temos visto nestes congressos.

Apesar disso, sempre há o que melhorar e especialmente nesta edição, dediquei parte do meu tempo a conversar com congressistas e tentar captar um pouco da visão de quem curtiu e vivenciou o CNA, e como seria possível torná-lo ainda mais agradável a todos.

Normalmente um CNA se estrutura em Plenárias, Comunicações Livres e eventos paralelos. Estes últimos, justamente por serem paralelos, tem vida própria e a responsabilidade por seu andamento é dividida com seus respectivos organizadores, além de não terem que obrigatoriamente seguir a temática do Congresso. Além disso, podem ocorrer minicursos e painéis por exemplo.

Já os dois primeiros podem e devem ter o maior alinhamento possível, para que a sinergia entre eles sejam capazes de produzir um debate mais profundo e denso dos temas apresentados. Para que isso seja alcançado, precisamos falar sobre a estrutura existente por trás de um CNA.

Um CNA tem uma equipe de organização, mobilizada fundamentalmente pela Associação Regional encarregada da organização. Além disso, dispõe de uma comissão científica, responsável pela delimitação do tema, e elaboração das ementas e temas das plenárias.

A participação desta comissão científica é de fundamental importância para a sinergia a qual me referi dois parágrafos acima. Entendo como desejável que as comunicações livres (apesar de livres) devem ter um alinhamento com o tema do congresso, ou com seus desdobramentos, para que seja viável sua aglutinação em blocos, facilitando a vida do congressista que busca ouvir palestras e debates entre visões independentes sobre um mesmo tema, o que se torna pouco provável de ocorrer, caso não se busque este alinhamento.

Para não ser leviano e comentar sobre comissões científicas cujo trabalho não acompanhei, vou falar da experiência que assisti do trabalho da Comissão Científica do III CNA, realizado pela AAERJ em 2008, no Rio de Janeiro.

A comissão científica elaborou uma ementa do tema do CNA, que era “Arquivologia e suas múltiplas interfaces”. Em cima desta ementa, Eixos Temáticos e áreas de Concentração. Vejam como ficou. Dêem uma lida e volto em seguida:

Tema: Arquivologia e suas múltiplas interfaces

Ementa:

A Arquivologia como território interdisciplinar. A Arquivologia e as ligações que podem contribuir para o seu desenvolvimento. Os pontos de união com as outras áreas com as quais se relaciona e/ou faz fronteira, a compreensão dessas relações, os pontos de convergência e divergência e as disciplinas que favorecem os estudos arquivísticos e são favorecidas por eles. A Arquivologia e o seu próprio território. A relação entre as partes do todo. O fortalecimento e o desenvolvimento da arquivologia. Reflexões sobre a área e as questões referentes ao seu objeto de estudo, considerando as suas especificidades.

Eixos temáticos:

1 – A Arquivologia contemporânea: métodos, objetos e dimensões teóricas.

2 – A Arquivologia e suas relações com outros campos do conhecimento – seja nas práticas profissionais ou na produção do saber arquivístico.

Áreas de concentração:

1. Ensino e pesquisa em Arquivologia

2. Políticas arquivísticas

3. Normalização arquivística

4. Gestão e preservação de documentos digitais

5. Gestão e preservação de documentos audiovisuais

6. Tendências no mercado de trabalho

7. Relações interdisciplinares: confluências e antinomias.

Voltei.

Vejam que com esta estrutura definida pela comissão científica, a definição das plenárias e sessões de comunicações livres pode ficar mais consistente, especialmente em comunicações livres. Dos cerca de 150 resumos recebidos para apresentação de comunicações livres, foram selecionados apenas 43. Os melhores dos melhores trabalhos, privilegiando um maior tempo de apresentações de debates, de comunicações agrupadas pela temática. A seleção foi feita de modo objetivo, visto que a aderência a uma das áreas de concentração do CNA era um dos critérios para aceitação dos trabalhos. Alguns trabalhos ainda, em razão de grande aderência a temas de eventos paralelos tiveram sua apresentação realizada dentro destes eventos, em acordo com os respectivos organizadores.

Agora vou fazer o papel de engenheiro de obra pronta, aquele que tem a comodidade e facilidade de apontar o que poderia ter sido diferente, depois de acompanhar todo o desenrolar dos trabalhos. Pode parecer uma atuação muito injusta, mas o objetivo não é julgar o passado, mas apontar possíveis melhorias para o futuro.

Uma questão que ouvi bastante neste último CNA, foram os lamentos de quem queria ter acompanhado mais apresentações, mas teve dificuldade em razão do paralelismo entre sessões. Percebemos que houve uma opção pela concentração das diversas sessões de comunicações livre num mesmo horário. Isso causou a seguinte situação: Após o primeiro dia, não havia mais comunicações livres a serem apresentadas. Assim, quem não tivesse interesse por algum evento paralelo em específico ficava sem agenda além das plenárias. Por outro lado se as sessões de comunicações livres fossem espalhadas pela semana, junto aos eventos paralelos, quem tinha um tracking previsto para as comunicações livres teria oportunidades de assistir a mais apresentações.

Outra questão foi a quantidade de eventos simultâneos. Claro que não há como fazer mágica, mas o ideal é que não se ultrapasse o máximo de 4 ou 5 eventos simultâneos. No V CNA tivemos até 7 atividades simultâneas. Se imaginássemos um cenário de 5 eventos simultâneos, sendo 3 eventos paralelos e duas sessões de comunicações livres, a flutuação dos congressistas pelos eventos seria extremamente facilitada.

Com relação aos intervalos para o café e almoço, sugiro um esforço para que sejam levemente ampliados. Pode não parecer, mas os momentos de interação, conversa, troca de ideias entre amigos, colegas de profissão e de negócios são uma das coisas mais importantes de um congresso. É neste momento que firmamos parcerias, iniciamos negócios, imaginamos projetos, enfim, precisamos incentivar o networking.

Outra questão é que vale concentrar o intervalo para o café na parte da tarde, alongando-se o almoço. Por exemplo, uma manhã de 3 horas, de 9h às 12h, sem intervalo. Um almoço até às 14h. Duas sessões a tarde, de 14h às 15h30min e outra de 16h30min até as 18h. Nesta proposta teríamos tanto pela manhã, quanto pela tarde, 3 horas úteis a trabalhar.

Seria possível uma visita à feira do congresso antes ou depois do almoço com um intervalo de 2 horas. O mesmo com relação ao intervalo de uma hora na parte da tarde. Todos ganham, creio eu.

Acredito que seja válido também um esforço e rigor maior na seleção das comunicações livres. Acredito que desta forma poderíamos ter algo como 20 minutos de apresentação para cada trabalho e cerca de meia hora para debate. Considerando um intervalo por turno de 3 horas proposto acima, caberiam 6 trabalhos por sessão. Se tivermos uma meta de 48 trabalhos, seriam 8 sessões, ou 2 por dia de CNA.

Outro fator importantíssimo é o que poderíamos chamar de governança sobre resultados. Este ponto foi talvez o mais problemático do III CNA, do qual fui coordenador em 2008. Considero que nós da organização do III CNA subestimamos e demos uma atenção aquém do que deveríamos sobre este ponto e desde então tenho prestado atenção nas edições seguintes, buscando encontrar sugestões para aperfeiçoar este ponto.

Minha sugestão é de que os moderadores de sessões de comunicações livres, os mediadores de plenárias, coordenadores de eventos paralelos fossem orientados a encaminharem resumos sobre suas respectivas sessões a coordenação do evento. Estes resumos, além de serem lidos pelo próprio autor ou pela coordenação na sessão de encerramento, deveriam conter as respectivas moções e recomendações que cada sessão poderia elaborar. Todo este conteúdo e mais eventualmente algum debate ocorrido em cima dos mesmos durante a sessão final do CNA seriam parte dos anais do Congresso. No caso dos anais serem elaborados a após o evento, este conteúdo adicional poderia ser incluído na própria publicação. Caso os anais já estejam prontos antes do fim do CNA, tal conteúdo poderia ser publicado como um complemento. Tenham certeza de que este conteúdo além de tornar os resultados do CNA mais efetivos, facilitariam enormemente a organização do próximo CNA.

Que venha Santa Maria 2014, a quem humildemente dedico estes pequenos comentários no intuito de fomentar as discussões e trabalhos da comissão organizadora e que tenhamos a cada edição, um CNA ainda mais incrível como foi o V CNA, em Salvador. Dedico também à pré-candidata a sede do VII CNA em 2016, nossa querida João Pessoa. Que sua candidatura se confirme durante o VI CNA e que dele possamos extrair ainda mais lições, em ciclos de aprendizagem e melhoria contínuas.

O desafio de fazer um CNA cada vez melhor

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