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Sistemas de gestão de documentos (os RMS, ou Record Management System) são uma constante nas organizações, aumenta-se a produção documental, física ou digital, e a necessidade de gerenciar o resultado da criação e recepção dos documentos aumenta na mesma proporção.

Considerando que “sistema” pode ser desde uma planilha Excel feita para esse fim até um módulo do ERP (Enterprise Resource Planning) adotado pela empresa, há que se considerar que cada organização possui suas necessidades. Algumas empresas dispõe de menos recursos financeiros do que as grandes soluções de RMS e a maioria dos ERP demandam. Há que se mensurar as necessidades e as possibilidades.

A maioria dos RMS, mesmo os de baixo custo, serão uma solução melhor que uma planilha eletrônica no Excel ou LibreOffice. Há recursos especiais que só podem ser obtidos em uma aplicação especializada. Esse é o caso do armazenamento de objetos digitais e de acesso mobile.

Registrar os dados de um determinado documento pode ajudar bastante a gerenciar o arquivo corrente e intermediário de uma instituição, mas não há nada como armazenar o PDF do documento em si. Seja ele apenas uma cópia digitalizada do original quanto o PDF com a assinatura digital e, portanto, o original em si mesmo.

Além disso, poder cadastrar, buscar, ter acesso os dados e, além, abrir o PDF do documento em seu tablet ou smartphone, é uma funcionalidade que pode auxiliar muito no acesso à informação.

Essas características estão disponíveis no Miha.mobi, um sistema gerenciador de arquivos e documentos que oferece conta gratuita e muitas outras funcionalidades além dessas citadas. É uma plataforma em desenvolvimento e novas funcionalidades serão adicionadas para facilitar a vida dos arquivistas e garantir o melhor funcionamento para as empresas.

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Sistema de gestão de documentos para dispositivos desktop e mobile

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