Tribunais brasileiros não podem delegar a particulares ou instituições públicas a tarefa de preservar e gerir documentos antigos do Poder Judiciário. A Constituição Federal prevê que cabe ao poder público cuidar desses arquivos. Assim entendeu o Plenário do Conselho Nacional de Justiça ao rejeitar pedido do Tribunal de Justiça de São Paulo para diminuir parte de seu acervo.
Em 2014, a corte paulista calculou que, para a manutenção de 83 milhões de processos (370 mil anteriores a 1940), gastava anualmente R$ 39,3 milhões. Como o material não pode ser descartado pelo valor histórico – a maioria não tem qualquer registro eletrônico – e o TJ-SP disse não ter condições financeiras de arcar com a despesa nem pessoal suficiente, perguntou ao CNJ se poderia fazer um chamamento público para interessados em assumir a tarefa.
Pela proposta, universidades, institutos históricos e organizações não governamentais, por exemplo, ficariam responsáveis por parte do acervo. A Secretaria-Geral do CNJ assinou parecer desfavorável. Por unanimidade, os conselheiros também não concordaram com a ideia, em julgamento no dia 4 de outubro.
O relator do caso, conselheiro Luiz Cláudio Allemand, afirmou que a prática é vedada tanto pelo artigo 216 da Constituição Federal como pela Lei 8.159/1991 (sobre a política nacional de arquivos públicos e privados). Além disso, a Recomendação 37/2011, do próprio CNJ, proíbe que órgãos do Judiciário transfiram a guarda definitiva de documentos. Só é permitida a custódia temporária, pelo prazo máximo de três anos, renovável por mais dois.
Segundo a regra, todo documento oficial do Judiciário deve cumprir um ciclo que começa no momento em que é produzido, inclui o tempo de guarda obrigatória ou descarte final. São vários procedimentos, que vão da fase de classificação até a reciclagem do material.
“A solução alvitrada pelo TJ-SP antecipa a última das etapas do processo de avaliação dos documentos judiciais, sem a realização de qualquer tipo de triagem prévia, o que contraria as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname)”, avaliou Allemand.
Ele reconheceu que o tribunal paulista tem como desafio um arquivo vultoso, que demanda crescente investimento, mas considerou impossível “contornar os transtornos orçamentários decorrentes de tais investimentos com o sacrifício do patrimônio histórico, cultural e jurídico do estado de São Paulo”.
Mudanças nas regras
Com base na análise desse caso, o Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) vai analisar se é necessário alterar a norma que orienta a gestão de provas e outros documentos no Judiciário. O conselheiro Bruno Ronchetti apresentou voto-vista sugerindo a revisão da Recomendação 37/2011, “a fim de possibilitar uma gestão documental e administrativa mais eficiente, racional e menos onerosa”.
Fonte: Conjur